Câu chuyện của Ford Vietnam
Năm 2005, Công ty Ford Vietnam đưa vào thị trường Việt Nam dòng xe đa dụng Ford Everest và đã được người tiêu dùng đón nhận nồng nhiệt. Chỉ trong một thời gian, hợp đồng mua xe đã vượt con số 1.500, điều này làm cho hoạt động nhập khẩu và chi phí vận chuyển linh kiện tăng. Anh Trần Đức Kiên, Trưởng phòng Vật tư của Ford Vietnam, chợt nảy ra suy nghĩ: “Không gian cũng là tiền. Liệu công ty đã tận dụng tối đa khoảng không của các container chứa linh kiện ô tô nhập khẩu chưa?”. Sau khi quan sát tỷ mỉ các container linh kiện vận chuyển từ Thái-lan về, Kiên nhận ra trong đó còn lãng phí nhiều khoảng trống. Từ đó, anh đề nghị lãnh đạo công ty cho triển khai phương pháp 6-Sigma trong việc đóng gói và sắp xếp linh kiện trong thùng hàng. Kết quả đạt được thật ấn tượng. Số container cần thiết để vận chuyển 20 bộ linh kiện giảm 1,5 thể tích và hiệu suất sử dụng không gian trong mỗi container đạt tới 93%.
Ford Vietnam đã bắt đầu áp dụng 6-Sigma từ năm 2000 và đến nay công ty đã thực hiện 200 dự án 6-Sigma để cải tiến các quy trình trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ chăm sóc khách hàng. Bí quyết này giúp Ford Vietnam giảm tới 1,2 triệu USD chi phí, đồng thời giúp công ty trở thành một trong những đơn vị đạt chỉ số hài lòng khách hàng cao nhất trong các thành viên của gia đình Ford ở khu vực châu Á. Riêng sáng kiến của phòng vật tư vừa kể trên đã giúp tiết kiệm 150.000 USD phí vận chuyển linh kiện vào năm ngoái và mức tiết kiệm cho năm 2006 ước tính lên đến 250.000 USD.
Ông Tim Tucker, Tổng giám đốc Ford Vietnam, nói: “6-Sigma hướng tới khách hàng của Công ty Ford là một triết lý quản trị hiệu quả để giúp tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập. Chúng tôi sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm của mình với các doanh nghiệp Việt Nam”. Hơn 100 nhà doanh nghiệp đã có cơ hội trao đổi kinh nghiệm với Ford tại hội thảo “Phương pháp 6-Sigma-nâng cao tính cạnh tranh cho doanh nghiệp Việt Nam sau hội nhập” diễn ra ở TPHCM vào cuối tuần trước.
Thuốc trị khuyết tật, sai sót
Khác với ISO 9000, 6-Sigma không phải là một hệ thống quản lý chất lượng, mà là hệ phương pháp giúp giảm thiểu khuyết tật, sai sót trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ dựa trên việc cải tiến quy trình. Phương pháp này do tập đoàn điện thoại di động Motorola phát triển vào năm 1986, nhưng chỉ sau khi được tập đoàn General Electric (GE) áp dụng thành công vào thập niên 1990, nó mới trở nên phổ biến. Cùng với phương pháp này, lợi nhuận của GE trong năm 1995 tăng tới 13,5% và đến năm 1998 tăng trên 18%.
Ông Ringo D.L. Lin, một trong những người chịu trách nhiệm triển khai 6-Sigma của Ford tại Đài Loan, châu Á-Thái Bình Dương và Nam Phi, cho biết lúc đầu phương pháp này được áp dụng chủ yếu ở những doanh nghiệp sản xuất. Thông qua một hệ thống phương pháp cải tiến quy trình, 6-Sigma có thể giúp giảm tỷ lệ sai sót hay khuyết tật của sản phẩm xuống đến mức 3,4 phần triệu. Nói cách khác, nó giúp các nhà sản xuất giảm tối đa tỷ lệ phế phẩm, dẫn đến giảm thiểu một loạt các chi phí về nguyên vật liệu, nhân công, chi phí quản lý, hạn chế thời gian dư thừa trong dây chuyền sản xuất và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Kết quả khảo sát tại Mỹ gần đây, do Công ty Dyncorp thực hiện, cho thấy 6-Sigma là công cụ cải tiến quy trình hiệu quả cao gấp 2,5 lần so với ISO 9000 và gấp năm lần hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM). Ông Ringo D.L. Lin nói: “ISO 9000 là hệ thống quản lý chất lượng với những hướng dẫn giải quyết vấn đề và ra quyết định. Hệ thống này đòi hỏi có một quy trình cải tiến liên tục nhưng lại không chỉ ra được quy trình đó như thế nào và nó đã tối ưu chưa. Trong khi đó, 6-Sigma có thể cung cấp quy trình cải tiến cần thiết”. Nhưng ông nhấn mạnh, ISO 9000 là phương tiện tuyệt vời giúp cung cấp tư liệu và duy trì hệ thống quản lý theo quy trình, trong đó có 6-Sigma.
Trước đây, 6-Sigma thường được áp dụng để giảm khuyết tật, tỷ lệ phế phẩm trong sản xuất, nhưng giờ đây nó cũng được các doanh nghiệp ứng dụng vào khâu dịch vụ nhằm tiết kiệm chi phí và tăng chất lượng phục vụ khách hàng. Theo ông Lê Tấn Đức, Trưởng phòng triển khai 6-Sigma của Ford Vietnam, công ty đã áp dụng phương pháp này vào công tác dự báo bán hàng, giao hàng, dịch vụ khách hàng, tuyển dụng nhân sự, công tác hậu cần, lập kế hoạch giao nhận với nhà cung cấp...
Cơ hội tăng hiệu quả
Ở Việt Nam, 6-Sigma còn khá mới. Theo Bộ Thương mại, hiện phương pháp này mới được một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, như American Standard, Ford, LG, Samsung, V-Tract... áp dụng.
Ông Ringo D.L. Lin cho rằng, cơ hội ứng dụng 6-Sigma để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trong doanh nghiệp còn rất lớn. Theo ông, ở Việt Nam cũng như nhiều nước trên thế giới, quy trình sản xuất, kinh doanh dịch vụ của đa số các doanh nghiệp chỉ đạt cấp độ Sigma giữa thứ ba và thứ tư (3~4-Sigma), tương đương với tỷ lệ khuyết tật, sai lỗi đến 6,2%. Cũng theo ông Ringo D.L. Lin, nguyên nhân của tình trạng trên có thể là các doanh nghiệp ỷ lại vào thành công trong quá khứ nên thiếu động lực cải tiến; quan tâm nhiều vào việc kiểm tra và sửa chữa khi xuất hiện lỗi; giải quyết vấn đề theo kiểu chữa cháy; sự chồng chéo trách nhiệm giữa các bộ phận; thiếu dữ liệu; nhân viên ở vị trí càng cao càng nghĩ mình đã biết nhiều nên ít đi tìm kiếm sự thật từ thực tế.
Việc ứng dụng 6-Sigma để giảm tỷ lệ hàng phế phẩm, nâng cao chất lượng dịch vụ chắc chắn giúp tăng hiệu quả cho doanh nghiệp. Không chỉ có ưu thế về kỹ thuật, phương pháp này còn là phương tiện tốt để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. “Khi đối mặt với những công việc khó, nhân viên sẽ tự hỏi làm cách nào để giải quyết. Nếu họ được trang bị những công cụ để có thể đưa ra câu hỏi đúng, đo lường đúng đối tượng, liên kết một vấn đề với một giải pháp và lên kế hoạch thực hiện, thì họ sẽ dễ tìm ra câu trả lời”, ông Ringo D.L. Lin nêu một ví dụ minh họa.
Trở lại câu chuyện của Ford Vietnam, sau khi nhận ra cơ hội có thể tăng hiệu suất sử dụng không gian container, dựa vào phương pháp 6-Sigma, anh Trần Đức Kiên và nhóm của mình tiến hành phân tích kích thước container, khảo sát kích thước các loại linh kiện, đóng lại thùng hàng và sắp xếp lại linh kiện theo thùng, xác lập thông số chuẩn, quy trình đóng hàng mới cũng như hàng loạt các bước công việc khác. Sau đó, Ford Vietnam còn đóng thử một container mẫu gửi sang cho nhà cung cấp ở Thái-lan để yêu cầu họ thực hiện theo quy trình đóng gói của mình. Công việc nghe có vẻ đơn giản, nhưng Ford Vietnam phải mất bốn tháng mới hoàn tất. Vì thế ông Lê Tấn Đức cho rằng: “Việc ứng dụng 6-Sigma đòi hỏi sự quyết tâm rất cao, nhất là từ phía lãnh đạo”.
