Từ ứng phó chuyển thành chiến lược

Thứ Bảy, 11-04-2020, 21:07
Nhân viên công ty LDG đang thao tác giới thiệu mô hình nhà mẫu trực tuyến.

Làm việc tại nhà thông qua trực tuyến (online) đang trở nên phổ biến tại nhiều doanh nghiệp (DN), tổ chức là ứng phó nhanh nhạy trước tình hình dịch Covid-19. Thực tế cho thấy, không ít DN đã kịp thời nắm bắt "cơ hội", biến phương thức làm việc này từ hiện tượng thành xu hướng, áp dụng trong dài hạn.

Tầm nhìn của doanh nghiệp

Theo ông Phan Minh Thông, Chủ tịch Phúc Sinh Group - Công ty Xuất khẩu nông sản với thị phần xuất khẩu tiêu lớn nhất Việt Nam trong nhiều năm qua, thì ngay từ đầu mùa dịch, Phúc Sinh đã triển khai cho nhiều bộ phận không phải trực tiếp "đứng" nhà máy, thu mua hàng hay trực tiếp đối mặt giao dịch với khách hàng, được làm việc tại nhà.

Với Phúc Sinh, việc này không hề khó khăn bởi nhiều bộ phận, đặc biệt là bộ phận bán hàng (sales) do đặc thù có thị trường kết nối với quốc tế khá rộng (hơn 100 quốc gia), nên dù làm việc tại nhà hay làm việc tại trụ sở Phúc Sinh - cơ bản là như nhau.

"Kết quả làm việc của các nhân sự được thể hiện qua chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI) và với công nghệ hiện tại, chúng tôi quản lý làm việc tại nhà khá hiệu quả. Cũng nhờ làm việc trực tuyến, tới đây Phúc Sinh có thể quản lý hiệu quả các văn phòng đại diện tại Mỹ, Ðức và nhiều nơi khác. Với các công ty xuất khẩu có mối quan hệ và mạng lưới đại diện rộng, có lẽ làm việc trực tuyến tại nhà (Wfh) là lựa chọn giúp tiếp tục bảo toàn kết quả kinh doanh cho DN trong ngắn hạn và cả dài hạn", ông Phan Minh Thông nói.

"Cái khó ló cái khôn"

Trong khi đó, ở lĩnh vực bất động sản, làm việc trực tuyến tại nhà có lẽ là điều kiện hoạt động đầy thách thức khi "hàng hóa" là hữu hình, các giao dịch thường được người mua chốt trên cơ sở "mắt nhìn thấy, tay sờ được" khi tham quan nhà mẫu. Tuy nhiên, ở nhiều DN địa ốc, trong bối cảnh cả nước đẩy mạnh phòng, chống dịch hiện nay, đã có nhiều giải pháp trực tuyến sáng tạo được vận dụng triển khai cho cả khối hành chính lẫn bán hàng.

TS Kinh tế Nguyễn Minh Khang, Tổng Giám đốc LDG Group cho biết, do đã có kế hoạch để triển khai nhiều dự án đầu tư trong năm nay với khối lượng công việc nhiều, nên muốn bảo đảm mục tiêu doanh thu và lợi nhuận, DN không thể dừng lại.

"Ðến hiện tại, LDG đã hoàn thành kịch bản làm việc tại nhà, trong đó, quan trọng nhất là LDG Group đã có hệ thống dữ liệu chung có thể sử dụng qua hệ thống in-tơ-nét để truy cập. Bước đầu, các nhân viên làm việc từ xa có thể sử dụng hệ thống này để tải và cập nhật kết quả công việc. Tiếp theo là xây dựng phần mềm phê duyệt từ xa để có thể phê duyệt các công việc theo các cấp độ phân quyền. Hệ thống này được xây dựng để phân quyền quản lý, phê duyệt giống như công việc ký duyệt trực tiếp tại DN. Ngoài ra, các chỉ đạo nhanh được cập nhật qua email, các ứng dụng mạng xã hội như Viber, Zalo, Skype… để có thể đáp ứng kịp tiến độ", ông Khang cho biết thêm.

Với mảng bán hàng, LDG đã thông báo đến các đối tác và khách hàng cách thức giao dịch trực tuyến, trong đó khách hàng được gửi các giấy tờ giao dịch qua đường bưu điện, đối tác trao đổi công việc qua các ứng dụng mạng xã hội. Hiện nay, quá trình tương tác với khách hàng, đối tác rất tốt.

Nhiều chủ đầu tư khác cũng đã, đang áp dụng phương thức bán hàng như trên và trang bị thêm e-catalogue (catalogue điện tử) để khách hàng tham khảo và lựa chọn sản phẩm mà không cần phải đến trực tiếp xem nhà mẫu. Khi quyết định mua sản phẩm, khách hàng chỉ cần gọi điện hoặc "chat" qua ứng dụng mạng xã hội để được hỗ trợ các thủ tục. Sau đó chuyển khoản tiền về tài khoản chủ đầu tư. Toàn bộ thủ tục được chuyển qua đường bưu điện cho khách hàng.

Phương thức mua bán trực tuyến khá phù hợp với những dự án mà khách hàng có thể đặt cọc ban đầu, "xuống tiền" trị giá chưa cao. Ngoài ra cũng phải nói rằng, việc có nhiều cổng giới thiệu dự án địa ốc trực tuyến với mức đầu tư công nghệ cao, cho phép khách hàng "check" vị trí và mô hình dự án 3D, rồi so sánh giá cả, mức độ tăng giảm, xem xét giao thông, cơ sở hạ tầng… đã giúp nhà đầu tư dần quen với phương thức mua bán "xem hàng qua mạng", một chủ đầu tư nói. Ðây không chỉ là sự linh hoạt trong mùa dịch, mà còn là giải pháp được phát triển, ứng dụng để tiết kiệm thời gian, thuận tiện về dài hạn.

Theo chuyên gia quản trị doanh nghiệp Huỳnh Kim Tôn, để bảo đảm triển khai cho nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả, an toàn, DN cần lưu ý đến quy trình cấp quyền truy cập, phân công công việc từ xa cho nhân viên. Cần lưu ý đến việc bảo mật thông tin và đưa ra các kênh dự phòng cho tình huống khẩn cấp khi kênh làm việc đang thiết lập gặp trục trặc.

Tuy nhiên, "bảo mật thông tin" cũng là một trong những vấn đề khiến việc triển khai làm việc từ xa đối với một số ngành liên quan dữ liệu quan trọng (thí dụ ngân hàng) khó có thể phát triển trong dài hạn, một chuyên gia lưu ý.

Trong lĩnh vực giáo dục, TS Nguyễn Quốc Toàn, CEO EQuest Group cho rằng, cần công nhận chính thức ngay từ bây giờ và cả sau này đối với cơ chế dạy học trực tuyến. Ðiều này có nghĩa là toàn bộ các yêu cầu liên quan đến cơ sở vật chất và vị trí địa lý quá khắt khe và không còn phù hợp với một nền kinh tế 4.0 sẽ được bãi bỏ. Ðã đến lúc giáo dục phải xóa nhòa được sự giới hạn của khoảng cách địa lý. Ðây cũng sẽ là điều kiện cốt tủy để ngành giáo dục có thể bảo đảm hiệu quả dạy và học trong bất kỳ hoàn cảnh nào.

Trên đây chỉ là một số lát cắt phần nào cho thấy sự ứng phó của các DN, tổ chức trước việc phải bảo đảm hoạt động trong bối cảnh đại dịch lan rộng toàn cầu. Nhưng xét dài hạn, chính sự nhạy bén này đã mang đến cơ hội để tối ưu hóa nguồn lực của DN, tổ chức xét từ cả góc độ nguồn lực con người và tài nguyên mở rộng từ thế giới in-tơ-nét rộng lớn.

TRUNG NHẬT