Làm việc tại nhà

Ðã đến lúc thay đổi phương thức quản lý?

Thứ Bảy, 11-04-2020, 21:55
Tuy WFH giúp cắt giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp, tạo sự tự do làm việc cho nhân viên nhưng phương thức này vẫn có những "tác dụng phụ" cần được xem xét khi nhân rộng.

Ðại dịch Covid-19 khiến nền kinh tế thế giới và cả Việt Nam "đóng băng" trên nhiều bình diện. Tuy nhiên, nhiều ý kiến lại cho rằng đây chính là cơ hội thúc đẩy doanh nghiệp (DN) "chuyển đổi số" khi làm việc trực tuyến tại nhà (Work From Home - WFH) đang (buộc) trở thành phương thức làm việc được khuyến khích áp dụng.

Cẩn trọng với yếu tố "dụng nhân"

Ở thời đại dịch, chủ đề WFH bỗng nổi lên, được ứng dụng và bàn luận toàn cầu như một cách ứng biến trước đại dịch vừa giúp giải quyết vấn đề bảo đảm sức khỏe nhân viên, đáp ứng yêu cầu giãn cách xã hội trong khi vẫn duy trì hoạt động của DN. Nhìn dài hạn, WFH là phương thức đem lại lợi ích như: cắt giảm chi phí vận hành của DN; tạo sự tự do làm việc cho nhân viên. Tuy mang đến nhiều giá trị vượt trội không chỉ được thấy trong thời đại dịch mà cả thời hậu đại dịch, WFH vẫn được cảnh báo là sẽ tạo nhiều "tác dụng phụ".

Ông Ðào Trung Thành, người từng nhiều năm phụ trách đào tạo nội bộ của VNPT, hiện là chuyên gia tư vấn chiến lược về công nghệ thông tin (CNTT) cho rằng, WFH có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc theo những khía cạnh như quy trình tổ chức - khiến DN phải thay đổi quy trình nhân sự; nền tảng công nghệ - DN phải trang bị các ứng dụng công nghệ như Zoom, Teams hay Google Hangouts… "Cuối cùng là về mặt con người, để WFH hiệu quả, nhiều yếu tố phải thay đổi từ không gian, trang phục, thời gian, tác phong và tâm lý làm việc ở nhà… Hãy bảo đảm mọi nhân viên làm được điều này", ông Thành nhấn mạnh.

Ở vị trí chủ DN, ông Nguyễn Thành Tân - Giám đốc Công ty cổ phần Phần mềm GEN cho rằng, chỉ khi cần thiết, công ty này mới WFH. Lý do là, vấn đề của WFH hay bất cứ mô hình làm việc nào không chỉ là tiết giảm chi phí hay năng suất làm việc. "Vấn đề then chốt là nhân viên phải tách biệt cuộc sống riêng tư và công việc. Làm việc ở nhà có nhiều yếu tố tác động. Phần lớn là ảnh hưởng tiêu cực", ông Tân nhìn nhận.

Yếu tố thứ hai, theo ông Tân, bao lâu nay, DN luôn chú trọng đến văn hóa DN. Ðể xây dựng được điều đó, nhân viên phải cùng chung mục tiêu, chịu chung áp lực. "Họ phải ở cạnh nhau để cảm nhận. Chỉ có môi trường văn phòng mới phù hợp. Nhân viên là một phần của DN và cần hòa nhập vào môi trường văn hóa của DN", ông Tân khẳng định.

Ngoài ra, ông Tân cho rằng, không phải công việc nào cũng có thể "số hóa". Những công việc như in ấn hợp đồng, chuyển phát hồ sơ, gặp mặt khách hàng… là những công việc không thể thực hiện theo kiểu "remote" (từ xa).

Ðể WFH hiệu quả, nhiều yếu tố phải thay đổi từ không gian, trang phục, thời gian, tác phong và tâm lý làm việc ở nhà…

Phần "băng nổi" của chuyển đổi số?

Tại Việt Nam, chuyển đổi số được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang DN số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Dịch Covid-19 vẫn diễn biến rất phức tạp, lượng người (cả tự nguyện hay bắt buộc) WFH đang đặt ra những yêu cầu của một môi trường số hóa và chuyển đổi số: con người cần công cụ để tăng kết nối, tăng tương tác và tăng khả năng xử lý công việc. Vì thế, các ứng dụng như Zalo, Zoom, Trello, Asana… hay nền tảng ứng dụng của Google bỗng trở thành đề tài được thảo luận và đánh giá sôi nổi. WFH tạo nên cơ hội để giới công nghệ "lai tạo" nhiều sản phẩm để đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa.

Nhìn về cơ hội chuyển đổi số từ WFH, ông Thành khẳng định, chuyển đổi số là một lĩnh vực khá lớn mà nội dung là sự thay đổi mô hình kinh doanh nhờ vào sự đột phá và ứng dụng CNTT. "WFH cũng có thể là một cơ hội tốt để nhân viên làm quen với môi trường số hóa", ông Thành nói... Nhưng khi đại dịch qua đi, bất kỳ ai cũng biết, thế giới sẽ trở lại nhịp sống bình thường. Nhân viên sẽ đến văn phòng để làm việc. Liệu WFH có lùi vào dĩ vãng? Câu trả lời này lại phụ thuộc vào quyết tâm từ phía DN, và hơn thế nữa là phụ thuộc vào "môi trường" mà các cơ quan Nhà nước tạo ra.

Tuy nhiên, theo Harvard Business Review (HBR), ngoài những lợi ích (dù chỉ là để ứng phó dịch Covid-19 hay vì hiệu quả thực tế) thì WFH còn khá nhiều hạn chế. WFH khiến nhiều người khó phân định giữa làm việc và nghỉ ngơi, và nếu kéo dài, họ sẽ thấy mình không có ngày nghỉ. Vì khi WFH họ không còn cơ hội "để công việc ngoài cửa" mỗi khi từ cơ quan về nhà như trước. Ðiều này sẽ dẫn tới hai xu hướng: Những người bị kiệt sức vì không thể rời bỏ công việc. Và những người chỉ muốn "nghỉ ngơi" và mặc kệ công việc vì không còn phải trực tiếp nhìn mặt "sếp" hằng ngày. Cả hai xu hướng này đều gây hại đến DN.

Có thể vì thế, theo quan điểm của một chuyên gia tư vấn như ông Thành, DN hoàn toàn có thể cân nhắc làm việc từ xa, miễn sao bảo đảm sự cân bằng và thoải mái. Nhưng là chủ một DN công nghệ, ông Tân lại lựa chọn để nhân viên của mình làm việc tại văn phòng. DN công nghệ có tài sản "trên mây" nên không khó để thay đổi mô hình làm việc từ online sang offline và ngược lại. Nhưng các DN thương mại hay sản xuất thì lại khác. "Mỗi DN có một góc nhìn. Nhưng theo tôi, chỉ có start-up mới thích WFH vì họ đang trong giai đoạn đầu, cần hạn chế tối đa chi phí. Nhưng khi đã ổn định và phát triển, họ sẽ quay lại mô hình truyền thống", ông Tân khẳng định.

Theo ông Tân, mọi DN đều biết, chuyển đổi số là chìa khóa để tăng trưởng. Ứng dụng công nghệ vào công việc là để tạo nên những giá trị thặng dư lớn hơn. Một công ty không thể phát triển nếu nhân viên chỉ làm những công việc đơn lẻ và đơn thuần. Quan trọng là, nhân viên phải hiểu và có kỹ năng thì khi ứng dụng công nghệ phát huy tác dụng. "Một DN tôi biết chi rất nhiều tiền vào một ứng dụng trao đổi nội bộ nhưng nhân viên lại ít dùng vì cảm thấy trao đổi trực tiếp hiệu quả hơn", ông Tân phân tích.

"Ở góc độ nhân viên và chủ DN, để lựa chọn WFH, ngoài ba vấn đề (tâm lý nhân viên, văn hóa DN, đặc thù công việc), phải chú ý tới: mức độ gắn bó của nhân viên; khả năng thực thi chiến lược; hiệu suất thực tế đạt được; đặc thù DN; bảo mật thông tin, sở hữu trí tuệ. Không phải chỉ WFH mới cần chuyển đổi số. Mọi hình thức làm việc đều cần điều này vì đó là yếu tố tạo nên năng lực vượt trội của DN", ông Tân nhấn mạnh.

"Tại Việt Nam, các DN vừa và nhỏ đang đối mặt những rào cản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số như thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), thiếu nền tảng CNTT đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong DN (15,7%)"... - Báo cáo "Chỉ số phát triển kỹ thuật số của DN vừa và nhỏ khu vực châu Á - Thái Bình Dương" của Cisco, 2019.

Tổ chức chuyên đề: Vũ Mai Hoàng, Lưu Hương

HOÀNG GIANG