Theo tư liệu từ Cục Xuất bản, In, Phát hành, thì từ năm 1990, việc đặt hàng xuất bản phẩm thực hiện theo quy định tại Thông tư số 281/TTLB ngày 25-9-1990 của liên bộ Văn hóa - Thông tin - Thể thao và Du lịch - Tài chính. Theo đó, những loại sách cần được phổ biến rộng rãi không nhằm mục đích kinh doanh, phục vụ người đọc mà nhà xuất bản (NXB) không có khả năng tự cân đối thu chi nếu phát sinh lỗ sẽ được ngân sách nhà nước hỗ trợ thông qua chính sách đặt hàng. Mặt khác, đây cũng là cơ chế để cơ quan chủ quản tạo điều kiện cho NXB trực thuộc hoạt động ổn định khi thực hiện đặt hàng hoặc trợ giá trong dự toán kinh phí do ngân sách nhà nước cấp.
Từ năm 2011 đến năm 2017, trên cơ sở ý kiến thống nhất giữa Bộ Thông tin và Truyền thông (Bộ TTTT) và Bộ Tài chính (Bộ TC), việc đặt hàng xuất bản phẩm được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 04/2011/TTLT-BTTTT-BTC ngày 10-1-2011. Quy trình thực hiện đặt hàng xuất bản phẩm được quy định: Hằng năm, Cục Xuất bản, In, Phát hành (Bộ TTTT) có văn bản hướng dẫn các NXB về định hướng đề tài theo tình hình, nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội cụ thể của từng năm, từng giai đoạn, sau đó, các NXB đề xuất danh mục tên xuất bản phẩm cụ thể, Cục Xuất bản, In và Phát hành tiến hành xét duyệt, lựa chọn các tên sách phù hợp với chức năng của từng NXB và đáp ứng yêu cầu, định hướng, nhiệm vụ chính trị được giao. Trên cơ sở danh mục đề tài đã được xét duyệt, Cục Xuất bản, In, Phát hành trình Bộ TTTT phê duyệt dự toán kinh phí đặt hàng để gửi Bộ TC tổng hợp, cân đối dự toán, trình Thủ tướng Chính phủ báo cáo Ủy ban Thường vụ Quốc hội xem xét, quyết định.
Từ năm 2018, phương thức đặt hàng xuất bản phẩm sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện theo Thông tư số 07/2018/TT-BTTTT với những quy định cụ thể hơn về tiêu chí, đối tượng, số lượng, thời gian thực hiện và một số thông số kỹ thuật cơ bản khác đối với xuất bản phẩm đặt hàng. Trên cơ sở nhiệm vụ chính trị từng năm, Bộ TTTT duyệt danh mục đặt hàng, lựa chọn các NXB thực hiện việc xuất bản, phạm vi phát hành, đề xuất dự toán kinh phí thực hiện. Bộ TC tổng hợp kinh phí báo cáo Chính phủ trình Quốc hội phê duyệt. Kinh phí dự toán được chuyển cho cơ quan chủ quản NXB có sách đặt hàng để tổ chức thực hiện. Căn cứ danh mục xuất bản phẩm, địa chỉ thụ hưởng và kinh phí được duyệt, các NXB tự chủ, tự chịu trách nhiệm việc tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu đối với công đoạn in, phát hành theo quy định của pháp luật với sự giám sát của cơ quan chủ quản.
Trên thực tế, việc đặt hàng xuất bản phẩm theo quy định tại các văn bản pháp luật nói trên đã tạo điều kiện cho các đơn vị xuất bản thực hiện có hiệu quả chính sách hỗ trợ của Nhà nước đối với sự nghiệp xuất bản và phục vụ tốt nhu cầu sử dụng xuất bản phẩm của nhiều đối tượng độc giả. Từ đó, góp phần nâng cao văn hóa đọc của người dân ở mọi vùng, miền đất nước.
Song song với nguồn ngân sách từ trung ương, các bộ, ngành và địa phương tùy theo yêu cầu từng thời điểm, khả năng tài chính, cũng đầu tư cho hoạt động xuất bản nói chung, đặt hàng xuất bản phẩm nói riêng. Từ nguồn kinh phí đã được bố trí, đã góp phần thuận lợi tạo nên những tủ sách, bộ sách có giá trị, tổng kết những bài học và thành tựu nổi bật trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc để lưu truyền cho nhiều thế hệ. Nhiều tác phẩm, công trình nghiên cứu xuất sắc, có giá trị học thuật và ứng dụng trong thực tế đời sống được dư luận xã hội đánh giá cao hoặc đã được trao giải thưởng quốc gia về sách như Lịch sử Thăng Long Hà Nội (NXB Hà Nội), Lịch sử tư tưởng quân sự Việt Nam (NXB Chính trị quốc gia), Ðộng vật chí Việt Nam, Thực vật chí Việt Nam (NXB Khoa học tự nhiên và Công nghệ)…
Theo số liệu thống kê của Cục Xuất bản, In, Phát hành, từ năm 2015 đến năm 2019, hằng năm ngân sách trung ương cấp cho việc đặt hàng xuất bản phẩm là 16 tỷ đồng để xuất bản khoảng 200 tên sách với bình quân 242.760 bản/năm hoặc 1.210 bản cho 1 tên sách đặt hàng. Số lượng NXB có sách đặt hàng từ ngân sách nhà nước trung ương hơn 30 đơn vị, chủ yếu là NXB của các cơ quan trung ương, các đoàn thể, các hội nghề nghiệp ở trung ương. Nội dung sách đặt hàng tập trung vào các thể loại: văn hóa, xã hội, văn học, lý luận, chính trị. Sách về khoa học công nghệ, kinh tế ít được đặt hàng so với các mảng sách khác.
Ngoài kinh phí bố trí từ Bộ TC dành cho danh mục xuất bản phẩm được Bộ TTTT duyệt, một số cơ quan của Ðảng, một số bộ, ngành cũng cấp kinh phí từ nguồn chi thường xuyên cho những tác phẩm sách phục vụ nhu cầu của ngành hoặc những dự án về xuất bản phục vụ công tác dân tộc, tuyên truyền, phát triển văn hóa, nghệ thuật, bảo vệ tài nguyên, môi trường… Có những năm, nguồn kinh phí này lớn hơn nhiều lần kinh phí đặt hàng thường niên (16 tỷ đồng) do Bộ TC bố trí cho các cơ quan chủ quản, chủ yếu tập trung cho các NXB trung ương. Ðối với các NXB địa phương, nguồn kinh phí này phụ thuộc rất nhiều vào năng lực tài chính và sự quan tâm của các cơ quan, các cấp có trách nhiệm ở địa phương. Có thể tóm tắt quy trình đặt hàng xuất bản phẩm hiện nay là: NXB chủ động tìm đề tài, tìm tác giả, tự tính toán chi phí, lên dự toán báo cáo cơ quan quản lý, cơ quan chủ quản; cơ quan quản lý chấp thuận hoặc điều chỉnh dự thảo kế hoạch của NXB và thông báo để NXB tổ chức thực hiện biên tập, đấu thầu in, phát hành. Cơ quan đặt hàng chỉ tiếp xúc với sản phẩm đặt hàng khi đã hoàn chỉnh.
Từ thực trạng nói trên có thể nhận thấy nguồn kinh phí đặt hàng xuất bản phẩm đã quá ít, lại không tập trung qua một đầu mối là các bộ quản lý chuyên ngành mà phân tán ở nhiều cơ quan, nhiều ngành và lĩnh vực khác nhau. Nếu so sánh với kinh phí cấp cho một đài truyền hình địa phương thì 16 tỷ đồng cho toàn ngành xuất bản như thời gian qua là rất khiêm tốn. Việc định hướng đề tài được thực hiện chủ yếu từ dưới lên mà thiếu chiều từ trên xuống, tức là người đặt hàng phải chủ động đưa ra yêu cầu của mình nhằm bổ sung những thiếu hụt mà các NXB chưa đáp ứng được, thậm chí phải chủ động khai thác các tác phẩm có giá trị cao về khoa học công nghệ và kinh tế từ nguồn của nước ngoài. Ðồng thời quy trình đặt hàng như trên khó tránh khỏi sự trùng chéo giữa các NXB địa phương và trung ương. Nội dung sách đặt hàng cũng chưa được nghiệm thu theo một hệ thống tiêu chuẩn chung và cụ thể với từng đề tài mà chủ yếu do NXB tự biên tập, chỉnh sửa theo yêu cầu của mình. Trong khi các cơ quan quản lý về cơ bản hầu như chỉ tập trung xem xét về các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật và về giá thành, thì những vấn đề quan trọng khác như: chất lượng nội dung, chất lượng nghệ thuật chủ yếu dừng lại ở sự đánh giá của NXB. Theo Luật Xuất bản, giám đốc, tổng biên tập NXB chịu trách nhiệm về xuất bản phẩm của mình trước pháp luật. Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho rằng, do tính chất đặc thù, đối với xuất bản phẩm do Nhà nước đặt hàng cần có cơ chế nghiệm thu chặt chẽ hơn theo mục đích sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư, hạn chế đến mức thấp nhất nguy cơ lãng phí, trùng lặp. Qua cơ chế nghiệm thu này, cũng có thể đề nghị Nhà nước mua bản quyền để xuất bản nhiều lần, phục vụ đông đảo người đọc, nếu nhận thấy chất lượng tác phẩm, công trình nghiên cứu có giá trị cao hoặc cần được phổ biến rộng rãi. Chưa kể, để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả việc đặt hàng xuất bản phẩm, cần soát xét lại từ khâu quản lý nguồn kinh phí, định hướng các lĩnh vực, đề tài cần tập trung đặt hàng cho từng giai đoạn và từng năm. Cần có chế độ thông tin giữa các cơ quan quản lý vốn và quản lý nội dung cũng như cơ quan chủ quản NXB để tránh trùng lặp đề tài, cân đối điều chỉnh việc bố trí vốn để tính toán số lượng phát hành hợp lý cho từng tên sách đặt hàng. Nghiên cứu ban hành cơ chế hỗ trợ từ ngân sách trung ương cho các địa phương có điều kiện kinh tế khó khăn để đặt hàng những tác phẩm, công trình nghiên cứu của địa phương có giá trị cao. Cần nghiên cứu để áp dụng cơ chế đặt hàng mới, tạo ra cơ chế cạnh tranh để nhiều tác giả có thể tham gia sáng tác, biên soạn, sưu tầm, dịch thuật… Sau khi các tác giả sáng tạo ra tác phẩm dưới dạng bản thảo, cơ quan đặt hàng thành lập một hội đồng gồm các chuyên gia am hiểu lĩnh vực mà tác phẩm đề cập để đánh giá, xếp loại và lựa chọn bản thảo, công trình được đánh giá cao nhất. Tất nhiên, cơ chế này chỉ áp dụng với những đề tài có tính phổ biến rộng rãi, nhiều tác giả hoặc nhóm tác giả có thể tham gia biên soạn hoặc sưu tầm, không áp dụng cho các nghiên cứu chuyên ngành sâu, hoặc tài liệu lưu hành nội bộ...
Trong định hướng đề tài sách đặt hàng, các cơ quan có trách nhiệm cũng cần chú trọng hơn đến loại sách cung cấp tri thức nền tảng nhưng cũng rất thời sự, bao gồm những tác phẩm, công trình về khoa học công nghệ, nhất là các lĩnh vực công nghệ sinh học, trí tuệ nhân tạo, vật liệu mới, về thành phố thông minh, kinh tế số, kinh tế thông minh… là những vấn đề mật thiết, rất cần được làm rõ hơn trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu. Về kỹ thuật làm sách, cần đưa thêm yêu cầu về chỉ mục (index) đã được quy định trong Tiêu chuẩn Sách Quốc gia TCVN 8694-2011. Ðây là chuẩn mực mà thị trường sách thế giới đòi hỏi đã nhiều năm nay, nhất là đối với loại sách tra cứu do Nhà nước đặt hàng. Tóm lại, để phát huy một cách tốt nhất hiệu quả chính sách đặt hàng xuất bản phẩm của Nhà nước, ngành xuất bản cần sớm điều chỉnh và khắc phục các điểm còn bất hợp lý, tiếp tục nâng cao chất lượng các tác phẩm được Nhà nước đặt hàng, tạo cơ chế cạnh tranh lành mạnh. Trên cơ sở đó sẽ tạo nền tảng vững chắc giúp lan tỏa những nguồn tri thức giá trị đến với người dân và góp phần xây dựng một xã hội học tập.
