Tháo gỡ vướng mắc cho hóa đơn điện tử

THU THỦY, PHƯƠNG MINH

Chủ nhật, 04/08/2019 - 05:32 PM (GMT+7)
Font Size   |         Print

Áp dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cộng đồng doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Ảnh: N.NAM

Trong xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và sự gia tăng nhanh chóng của các giao dịch điện tử, việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) dành được sự quan tâm của toàn xã hội. Thực hiện lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, ngày 12-9-2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (NĐ 119) hướng dẫn quản lý, sử dụng HĐĐT nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp (DN) trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, và đề ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng HĐ tự in, hóa đơn giấy (HĐG) sang HĐĐT.

Kỳ 1: Xu thế tất yếu của nền kinh tế số

Tiện ích tích hợp công nghệ số

Thực hiện chuyển đổi số, tiến tới xây dựng nền kinh tế số, NĐ 119 quy định DN mới thành lập bắt buộc dùng HĐĐT và DN đang sử dụng HĐG thì được phép sử dụng cho tới ngày 1-11-2020. Thống kê cho thấy, HĐĐT giúp tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển HĐ, đẩy nhanh quá trình giao dịch kinh doanh. HĐĐT đang dần thay thế hoàn toàn HĐG và trở thành xu thế trong nền kinh tế số hiện nay. Các đơn vị phát hành số lượng HĐ lớn sẽ tiết kiệm nhiều chi phí cho việc in ấn, mua sắm trang thiết bị, xây dựng kho lưu trữ các loại HĐ, chứng từ này. Sử dụng HĐĐT sẽ không lo bị thất lạc, mất mát HĐ, từ đó sẽ tiết kiệm đáng kể khoản chi phí nộp phạt khi mất, hỏng HĐ cho các đơn vị. Bên cạnh đó, HĐĐT còn đẩy nhanh quá trình giao dịch, kinh doanh. Chỉ cần một click chuột, HĐ sẽ được gửi ngay cho người mua, đẩy nhanh quá trình thanh toán, giao dịch kinh doanh. Trong khi đó, HĐG phụ thuộc vào thời gian gửi nhận HĐ nên việc giao dịch thanh toán không được nhanh chóng, thuận tiện.

Với HĐG, kế toán viên sẽ phải nhập liệu một cách thủ công các chứng từ, HĐ lên phần mềm để hạch toán, nhưng với HĐĐT, dữ liệu trên phần mềm sẽ tự động đồng bộ trên phần mềm kế toán, kế toán viên không phải nhập thủ công. Dù mang lại nhiều lợi ích, yêu cầu chuyển đổi từ HĐG sang HĐĐT cũng khiến nhiều DN lo lắng. Thực tế, việc sử dụng phần mềm HĐĐT rất đơn giản, để sử dụng, các DN chỉ cần đăng ký sử dụng với nhà cung cấp để có giấy phép sử dụng phần mềm.

Trong xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và sự gia tăng nhanh chóng của các giao dịch điện tử, việc triển khai HĐĐT dành được sự quan tâm của toàn xã hội. Theo Vụ trưởng Quản lý thuế DN lớn (Tổng cục Thuế) Nguyễn Văn Phụng, việc áp dụng HĐĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cộng đồng DN và các cơ quan quản lý nhà nước. HĐĐT thay thế cho HĐG truyền thống kéo theo việc giảm bớt thời gian, bỏ được những thủ tục rườm rà trong các khâu đăng ký với cơ quan thuế về sử dụng HĐ, báo cáo định kỳ việc sử dụng HĐ.

Cùng quan điểm này, TS Vũ Tiến Lộc - Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) khẳng định, bản chất của chuyển đổi số là vận hành, tích hợp công nghệ số vào tất cả các tiến trình vận hành của một tổ chức nhằm mang lại nhiều giá trị tích cực cho tổ chức đó như tối ưu quy trình quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí... Theo đó, ở Việt Nam, mặc dù phần lớn số DN là các DN siêu nhỏ, nhỏ và vừa (DNNVV), nhưng không thể đứng ngoài chuyển đổi số. Thậm chí, đây chính là nền tảng, là cuộc cách mạng để các DN nhỏ lớn lên, xóa đi khoảng cách giữa DN lớn và khối DNNVV. Do đó, với các DN Việt Nam hiện nay, quá trình nâng cấp các DN, đặc biệt DNNVV, có phần chính là chuyển đổi số. Cần nhanh chóng có giải pháp hợp lý để hỗ trợ và quản lý 30% GDP với hơn 6 triệu hộ kinh doanh (HKD) đưa HKD thành đối tượng điều chỉnh được bảo hộ của Luật DN. Chính phủ hiện đã bổ sung thêm chương về HKD tạo ra pháp lý chắp cánh cho khu vực HKD.

Theo đó, minh bạch cũng là yếu tố để bảo vệ DN, mà chuyển đổi số, số hóa là cách để minh bạch hóa. Do đó, chuyển đổi số càng cần thiết với khu vực DNNVV và DN siêu nhỏ, đó là cuộc cách mạng để số hóa, trong đó có cách ứng dụng HĐĐT. Có thể nói rằng áp dụng HĐĐT là xu thế tất yếu khi DN triển khai chuyển đổi số.

Sử dụng hóa đơn điện tử về cơ bản, các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử. Ảnh: N.ANH

Phòng tránh được các rủi ro, gian lận

Thực tế, hiện trên thị trường đã có đơn vị phát triển phần mềm HĐĐT cho phép sử dụng trên các thiết bị di động như: điện thoại, máy tính bảng... điển hình đó là phần mềm HĐĐT meInvoice.vn của Công ty CP MISA, nhờ sử dụng công nghệ Blockchain giúp gia tăng độ an toàn, bảo mật và minh bạch của HĐ. Với nhiều ưu điểm vượt trội, HĐĐT meInvoice.vn của Công ty CP MISA đã nhận được nhiều đánh giá cao từ phía các chuyên gia, các cơ quan chuyên môn và người sử dụng.

Giám đốc Đại lý thuế D&P Việt Nam Nguyễn Thị Dung chia sẻ, khi khách hàng của chúng tôi nghe tới HĐĐT thì thường có suy nghĩ đó là một cái gì đó rất khó khăn, phức tạp, nhưng khi sử dụng trên hệ thống phần mềm kế toán của MISA, nhất là được đồng bộ với HĐĐT MISA thì thấy nó vô cùng đơn giản, thuận tiện, tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức.

Phó Vụ trưởng Tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế (Tổng cục Thuế) Lê Thị Thủy cho rằng, nếu một DN kinh doanh phần mềm kế toán và cung cấp cả HĐĐT sẽ rất thuận lợi cho các DN, nhất là DN siêu nhỏ. Việc này sẽ giúp tự động ghi chép sổ sách kế toán, tự động hạch toán trên phần mềm kế toán, kết xuất dữ liệu để phát hành HĐĐT, kê khai thuế, nộp thuế trên một hệ thống đồng bộ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho DN.

Theo ông Nguyễn Văn Phụng, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận. Dữ liệu về HĐ được chuyển về cơ quan thuế nên DN cũng không cần báo cáo sử dụng HĐ. Việc sử dụng HĐĐT cũng giúp DN giảm bớt thời gian lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) so sử dụng HĐ đặt in, HĐ tự in vì phần mềm tạo HĐ tự động kết chuyển số liệu vào Tờ khai thuế GTGT.

Việc sử dụng HĐĐT giúp DN có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng, do vậy DN tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được HĐ mà không cần mất thời gian chờ đợi. HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online, các trang điện tử của DN bán hàng để trích xuất và lưu trữ HĐ trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp DN mua hàng có thể hoàn toàn yên tâm về địa chỉ người bán xuất HĐ, tránh được rủi ro nhận HĐG của DN “ma”, tránh được tình trạng nhận phải HĐ bất hợp pháp như xảy ra đối với HĐG…

Theo ông Vũ Tiến Lộc, việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến HĐ, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý HĐ, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi HĐ)... Đây thật sự là con số có ý nghĩa lịch sử với DN. Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được HĐ theo đường bưu điện như cách làm truyền thống.

Bên cạnh đó, ông Lộc cho rằng, việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính (TTHC) thuế. Khi DN sử dụng HĐĐT, về cơ bản, các TTHC thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận. Cùng với đó, DN không phải đăng ký mẫu HĐĐT, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng HĐ đến cơ quan thuế do phần mềm tạo HĐĐT cho phép tự xác định số lượng HĐĐT sử dụng. Đối với các cơ quan quản lý, đặc biệt là đại diện cơ quan quản lý thuế, việc sử dụng HĐĐT cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn HĐ của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả HĐ, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường, khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp HĐ, lập HĐ sai lệch nội dung giữa các liên.

(Còn nữa)